Eksekutif administrasi juga dikenal sebagai asisten eksekutif untuk anggota tim tingkat eksekutif. Dinilai lebih dari sekadar resepsionis atau sekretaris, eksekutif administrasi bertanggung jawab atas beragam tugas, termasuk menjaga kerahasiaan di antara tim tingkat eksekutif dan mewakili organisasi ke bisnis lain di tingkat eksekutif. Eksekutif administratif bekerja di organisasi menengah hingga besar di sebagian besar industri.
Tanggung Jawab Administratif
Eksekutif administratif adalah penjaga gerbang utama dari kantor eksekutif. Mereka bertanggung jawab atas kegiatan administrasi harian kantor eksekutif. Tanggung jawab tersebut termasuk juggling panggilan telepon, menangani surat dan menawarkan nasihat administrasi bila diperlukan. Tanggung jawab administratif terkadang dapat melampaui bisnis dan tumpang tindih menjadi bantuan pribadi, juga. Sebagai anggota tim eksekutif yang sangat dihormati, eksekutif administratif dapat diandalkan untuk kebutuhan pribadi sehari-hari, seperti mengatur penerbangan liburan atau transportasi pribadi.
Menjaga Kerahasiaan
Eksekutif administratif mengetahui informasi rahasia di antara kantor tingkat eksekutif dan di departemen lain. Menjaga kerahasiaan informasi semacam itu merupakan prioritas bagi eksekutif administratif. Kerahasiaan harus dijaga dengan panggilan telepon, email, rapat, dan rapat dewan.
Mengambil menit
Eksekutif administratif menyiapkan bahan untuk pertemuan tingkat organisasi, seperti komite tata kelola, rapat dewan pengawas atau pertemuan terkait masyarakat. Mereka mendokumentasikan dan menjaga dengan baik apa yang terjadi pada pertemuan itu dengan membuat catatan, atau notulen. Eksekutif administrasi harus memiliki pengetahuan dalam steno atau teknik mencatat lainnya. Eksekutif administrasi kemudian menyalin informasi tersebut ke dalam format tertulis untuk dibagikan.
Manajemen waktu
Bergantung pada ukuran organisasi dan industri, eksekutif administratif seringkali bertanggung jawab atas penjadwalan harian anggota tim tingkat eksekutif. Eksekutif administratif mengetahui kalender elektronik, penjadwalan, dan alat tindak lanjut lainnya yang diperlukan untuk menjaga eksekutif mereka tetap pada jalurnya. Sementara beberapa eksekutif administratif hanya bertanggung jawab untuk satu jadwal, yang lain bertanggung jawab untuk beberapa kalender eksekutif. Itu meningkatkan tingkat kesulitan tugas eksekutif administrasi.
FAQ - 💬
❓ Apa itu tanggung jawab administrasi?
👉 Secara umum jobdesk administrasi di sebuah perusahaan adalah untuk mengurus segala urusan terkait tata kelola administrasi, seperti mengurus berkas, membuat laporan, pengaturan arsip, pengaturan keuangan, dan menginput data-data perusahaan.
❓ Apa tugas admin executive?
👉 Administrative executive merupakan seseorang yang bertanggung jawab atas kepentingan administratif sebuah kantor atau perusahaan eksekutif. Secara spesifik, seorang administrative executive biasanya bekerja bagi bagian eksekutif atau petinggi kantor, namun tidak jarang juga bagi mereka untuk mengurus manajemen kantor.
❓ Apa yang dimaksud kerja administratif?
👉 Staff administrasi adalah pekerjaan yang berhubungan dengan pengorganisasian data dan dokumen. Perusahaan membutuhkan karyawan untuk tugas administrasi.
❓ Apa saja tugas yang dilakukan oleh petugas administrasi sekolah?
👉 Uraian Tugas :
- Menyusun program tata usaha sekolah.
- Mengelola Keuangan Sekolah.
- Mengurus administrasi ketenagaan dan siswa.
- Membina dan mengembangkan karier pegawai Tata Usaha.
- Menyusun administrasi perlengkapan sekolah.
- Menyusun dan penyajian data/statistik sekolah.
- Mengkoordinasikan dan melaksanakan K3 / 6 K.
❓ Ada berapakah tugas bagian administrasi?
👉 Tugas Utama Administrasi Perkantoran
- Menerima Panggilan Telepon. Seorang admin kantor biasanya yang paling bertugas untuk urusan komunikasi melalui telepon, menerima dan melakukan panggilan melalui telepon dari pihak luar. ...
- Membuat Agenda Kantor. ...
- Entri Data Perusahaan. ...
- Melakukan Arsip Data.
❓ Apa saja pekerjaan administrasi umum?
👉 Melaksanakan penyimpanan arsip surat, naskah, warkat, dan dalam bentuk file; Menyusun statistik persuratan; Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat di bidang ketatausahaan; Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.
❓ Apa saja pekerjaan di bagian administrasi?
👉 Tanggung Jawab dan Deskripsi Kerja Koordinasi dengan staf administrasi/sekretaris divisi lain jika ada meeting gabungan atau kegiatan lainnya. Mengumpulkan dan menyusun dokumen. Menyiapkan tiket dan akomodasi untuk kegiatan kerja atau kunjungan luar kantor. Memastikan persediaan alat tulis kantor.
❓ Apa saja skill yang harus dimiliki seorang administrasi?
👉 Keahlian yang Wajib Dimiliki Seorang Staff Administrasi
- Memahami fungsi microsoft office. ...
- Kemampuan komunikasi yang baik. ...
- Kemampuan menulis. ...
- Manajemen waktu yang baik. ...
- Memperhatikan detail dan ketelitian.
❓ Kegiatan administrasi meliputi apa saja?
👉 Jenis-jenis Administrasi
- Administrasi Kependudukan. ...
- Administrasi Keuangan. ...
- Administrasi Lingkungan. ...
- Administrasi Negara. ...
- Administrasi Niaga. ...
- Administrasi Pembangunan. ...
- Administrasi Perkantoran (Publik)
❓ Apa saja yang dilakukan staf administrasi?
👉 Tanggung Jawab dan Deskripsi Kerja Koordinasi dengan staf administrasi/sekretaris divisi lain jika ada meeting gabungan atau kegiatan lainnya. Mengumpulkan dan menyusun dokumen. Menyiapkan tiket dan akomodasi untuk kegiatan kerja atau kunjungan luar kantor. Memastikan persediaan alat tulis kantor.
❓ Siapa saja yang bertanggung jawab pada pengelolaan administrasi yang ada di sekolah?
👉 Bertanggung jawab dalam Karir Administrasi Pendidikan
- Kepala sekolah.
- Asisten / wakil kepala sekolah.
- Administrator distrik sekolah.
- Pengawas.
- Dekan sekolah swasta.
- Direktur penerimaan.
- Direktur prasekolah.
- Presiden perguruan tinggi / universitas.
❓ Apa Tugas seorang pegawai administrasi?
👉 Artinya seorang pegawai administrasi mencatat kegiatan harian di sebuah kantor atau instansi yang kemudian direkap, disusun, dan dicatat dengan baik dalam sebuah buku harian. Selain tugas-tugas dasar lain, pegawai administrasi juga memiliki tugas untuk menyediakan layanan kantor, yakni persediaan alat tulis kantor.
❓ Bagaimana cara menjalankan tugas administrasi?
👉 Dalam menjalankan tugas-tugas administrasi, biasanya seseorang membutuhkan beberapa skill dan keahlian yakni teliti, ulet, memiliki inisiatif, kemampuan berhitung, daya ingat yang baik, mampu bekerja dalam tim, serta mampu menggunakan aplikasi administratif dengan baik dan benar.
❓ Mengapa tugas administrasi penting bagi perusahaan?
👉 Tentunya tugas administrasi tidak bisa dipandang remeh karena memiliki peran penting dalam kemajuan sebuah perusahaan, serta dibutukan skill-skill tertentu untuk menjalankannya.
❓ Apa saja tugas administrasi perkantoran?
👉 Tugas seorang administrasi perkantoran dapat dibagi lagi menjadi beberapa tugas kecil yang juga harus dilaksanakan Membimbing dan mengarahkan karyawan yang mengalami kesulitan dalam bekerja, kemudian memberikan solusi yang tepat untuknya Menerapkan kebijakan kantor dan standar pelayanan untuk keberlangsungan manajemen