Ketika klien masuk ke kantor, resepsionis adalah orang pertama yang akan ia temui. Resepsionis adalah penghubung antara publik dan perusahaan tempat mereka bekerja, dan untuk alasan itu mereka harus mengetahui semua kebijakan dan prosedur kantor. Mereka mungkin tidak dapat menjawab setiap pertanyaan yang dimiliki klien, tetapi mereka harus selalu dapat mengarahkan klien ke seseorang yang bisa.
Sambut Pengunjung
Tugas utama resepsionis adalah menyapa pengunjung dan mengarahkan mereka ke kantor atau administrator yang sesuai. Resepsionis adalah wajah publik dari perusahaan mana pun, dan harus ramah, membantu, dan memahami semua prosedur dan kebijakan kantor. Ini mungkin berbeda dari satu kantor ke kantor lainnya. Sebagai contoh, seorang resepsionis medis perlu tahu bagaimana cara memperoleh informasi asuransi dari setiap pasien dan bagaimana cara mengumpulkan pembayaran bersama jika perlu. Meskipun mereka tidak perlu menjawab pertanyaan medis, mereka harus tahu kepada siapa harus mengarahkan pasien jika mereka memiliki masalah. Seorang resepsionis di kantor hukum tidak boleh menawarkan nasihat hukum, tetapi dia harus tahu siapa di kantor mereka yang memiliki keahlian untuk bekerja dengan klien dan segera mengarahkannya ke orang itu.
Terapkan Kebijakan Kantor
Dalam beberapa kasus, resepsionis bertanggung jawab untuk menegakkan kebijakan dan prosedur kantor. Kebijakan kantor tertentu akan berbeda dari satu kantor ke kantor lainnya, tetapi biasanya dirancang untuk melindungi keselamatan dan kesejahteraan karyawan dan pelanggan di kantor. Kebijakan kantor dapat mencakup larangan merokok, minum minuman beralkohol, dan melakukan pelecehan seksual atau verbal di kantor atau area resepsi. Banyak kantor juga memiliki kode berpakaian dasar, dan mengharuskan setiap orang memasuki kantor untuk mengenakan sepatu dan pakaian yang sesuai. Kebijakan kantor dasar lainnya mencakup jam operasi, penagihan, dan cara memberi tahu klien tentang segala perubahan dalam layanan atau biaya. Seperti semua karyawan, resepsionis harus mengetahui kebijakan kantor dan memiliki buku pegangan karyawan yang tersedia setiap saat.
Masalah Privasi dan Kerahasiaan
Di banyak kantor, resepsionis bertanggung jawab untuk mengajukan sejumlah besar informasi. Ini dapat mencakup catatan pekerjaan klien, sejarah hukum atau medis, informasi alamat dan kontak, atau informasi keuangan. Meskipun majikan resepsionis mungkin memiliki akses lengkap ke informasi itu, resepsionis tidak boleh membaginya dengan siapa pun di luar kantor atau dengan personel yang tidak berwenang di dalam kantor atau tempat kerja. Kebijakan Office memberikan aturan ketat tentang hak privasi klien dan seringkali menyertakan hukuman karena mengeluarkan informasi yang tidak sah. Karena resepsionis dipercayakan dengan informasi yang sangat pribadi, mereka harus mengetahui kebijakan ini dan menaatinya setiap saat. Resepsionis juga harus dapat memberi tahu pelanggan tentang hak privasi mereka, dan menjawab pertanyaan apa pun yang mereka miliki terkait masalah ini.
FAQ - 💬
❓ Apa tugas resepsionis di kantor?
👉 Tugas Resepsionis Menjembatani informasi antara manajemen perusahaan dan tamu. Melayani tamu perusahaan yang berkunjung. Bersiap dan menunggu tamu di meja lobi perusahaan. Mencatat data tamu yang berkunjung setiap hari.
❓ Apa saja yang menjadi tugas resepsionis?
👉 Deskripsi Resepsionis Profesi Resepsionis bertugas sebagai penerima tamu, menerima telpon dan menghubungkan ke dalam divisi perusahaan. Seorang resepsionis tidak hanya bekerja di kantor, resepsionis juga dapat bekerja di hotel, dan tempat-tempat lainnya.
❓ Langkah Langkah resepsionis?
👉 Agar dapat membantu pimpinan dalam menerima dan melayani tamu, untuk itu maka seorang resepsionis harus memperhatikan aturan-aturan dalam melayani tamu, yaitu :
- Berpenampila rapi, bersih dan segar.
- Berperilaku sopan dan ramah.
- Ekspresi wajah yang hangat namun meyakinkan.
- Menghafal nama tamu.
- Senang bergaul dan luwes.
❓ Bagaimana menjadi seorang resepsionis yang baik?
👉 Berikut ini langkah menjadi seorang resepsionis yang baik:
- Sikap yang ramah dan sopan. ...
- Penampilan rapi, sopan dan menarik. ...
- Memperoleh pendidikan hospitality formal maupun mengambil kursus perhotelan. ...
- Menguasai keterampilan teknis dan keterampilan komunikasi.
❓ Keterampilan apa yang harus dimiliki resepsionis yang baik?
👉 Seorang resepsionis harus mempunyai kemampuan berkomunikasi dengan baik mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah. Sehingga tamu tidak merasakan kecewa walaupun keinginannya tidak terpenuhi.
❓ Bagaimana cara pelayanan yang dapat dilakukan oleh seorang resepsionis di kantor?
👉 Agar dapat membantu pimpinan dalam menerima dan melayani tamu, untuk itu maka seorang resepsionis harus memperhatikan aturan-aturan dalam melayani tamu, yaitu :
- Berpenampila rapi, bersih dan segar.
- Berperilaku sopan dan ramah.
- Ekspresi wajah yang hangat namun meyakinkan.
- Menghafal nama tamu.
- Senang bergaul dan luwes.
❓ Bagaimana etika menerima tamu di kantor?
👉 Etika Menerima Tamu di Kantor
- Tunjukkan profesionalisme dan keramahan. © Pexels.com. ...
- 2. Sapa tamu dengan jelas. ...
- 3. Tanyakan informasi tamu. ...
- 4. Informasikan tamu mengenai orang yang akan ditemui. ...
- Tawarkan minuman. ...
- 6. Berikan arahan dengan jelas. ...
- 7. Tetap tenang. ...
- Pastikan seluruh peralatan yang diperlukan siap dipakai.
❓ Apa saja kesalahan yang harus dihindari saat menerima tamu?
👉 Dalam melayani tamu yang harus dihindari adalah :
- Hindari senda gurau, jangan berbisik-bisik ketika menerima tamu.
- Jangan duduk saat menerima tamu hendaklah berdiri.
- Janganlah berhias diri saat menerima tamu.
- Jangan makan pada saat menerima tamu.
- Kurang sabar dalam melayani tamu.
❓ Manakah yang harus dikuasai oleh resepsionis?
👉 Seorang resepsionis harus mempunyai kemampuan untuk mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah. Kemampuan ini penting agar tamu merasa nyaman diperlakukan dengan ramah, jelas dalam menerima instruksi, serta memaklumi apabila kebutuhannya tidak dapat terpenuhi.
❓ Resepsionis lulusan apa?
👉 Untuk latar belakang pendidikan menjadi seorang resepsionis adalah minimal lulusan SMA/SMK, lebih baik lagi apabila lulusan SMK Perhotelan, sedangkan jika D3/S1 berasal dari jurusan manajemen perhotelan atau administrasi perkantoran.
❓ Langkah langkah menjadi seorang resepsionis?
👉 Berikut ini langkah menjadi seorang resepsionis yang baik:
- Sikap yang ramah dan sopan. ...
- Penampilan rapi, sopan dan menarik. ...
- Memperoleh pendidikan hospitality formal maupun mengambil kursus perhotelan. ...
- Menguasai keterampilan teknis dan keterampilan komunikasi.
❓ Bagaimana cara menghadapi tugas resepsionis?
👉 Begini Cara Menghadapinya Secara umum, tanggung jawab dan tugas dari Resepsionis itu seperti ini. Akan tetapi tentu masing-masing perusahaan punya kebijakan tersendiri soal hal ini. Menerima panggilan telepon, dan atau meneruskan ke bagian terkait jika itu ditujukan ke bagian lain.
❓ Apa tugas resepsionis?
👉 Resepsionis bertugas untuk mencatat semua panggilan telepon yang masuk ke kantor, termasuk pesan atau keluhan yang disampaikan oleh si penelepon. Tugas ini memang terlihat sepele, tapi data-data telepon seperti ini bisa berguna bagi perusahaan. 4. Menerima dan Meneruskan Surat/Paket
❓ Mengapa resepsionis harus siap menjalankan tugasnya?
👉 Dalam hal ini resepsionis harus siap menjalankan tugasnya agar semua tamu yang datang tersambut dengan baik. Adapun kunci utama seorang resepsionis adalah sapa, salam, dan senyum agar tamu juga merasa senang disambut dengan keramahan.
❓ Apakah resepsionis ada di kantor?
👉 Seoarang resepsionis tidak hanya di kantor, resepsionis juga ada di perusahaan, hotel dan tempat-tempat lainnya. Area kerja resepsionis ada pada meja depan atau sering disebut front desk.