Manajer kepatuhan menetapkan dan menegakkan kebijakan untuk memastikan perusahaan mereka mematuhi semua peraturan dan undang-undang industri yang berlaku untuk bisnis mereka. Peran mereka penting karena ketidakpatuhan dapat menyebabkan hukuman finansial. Ketidakpatuhan juga dapat menciptakan masalah hubungan masyarakat jika pelanggan dan investor kehilangan kepercayaan pada kemampuan perusahaan untuk menjalankan bisnisnya dengan baik. Dalam industri yang sangat diatur, seperti perawatan kesehatan, layanan keuangan dan farmasi, profesional kepatuhan adalah anggota kunci tim manajemen.
Peraturan
Manajer bertanggung jawab untuk memastikan perusahaan mematuhi dua jenis peraturan: Peraturan umum yang berlaku untuk semua jenis bisnis dan peraturan khusus untuk sektor-sektor seperti jasa keuangan, manufaktur atau media. Peraturan umum meliputi kesehatan dan keselamatan, undang-undang ketenagakerjaan, keanekaragaman, perlindungan data, perlindungan konsumen dan hak kekayaan intelektual.
Manajemen risiko
Manajer kepatuhan membiasakan diri dengan peraturan dan mengidentifikasi bidang-bidang bisnis di mana peraturan berlaku. Di perusahaan jasa keuangan, misalnya, mereka meninjau praktik di departemen yang memberikan saran kepada pelanggan atau menulis kebijakan. Mereka menilai pekerjaan departemen-departemen tersebut dan mengidentifikasi skenario di mana ada risiko ketidakpatuhan. Di departemen yang memberikan saran keuangan, misalnya, mereka dapat meninjau catatan panggilan telepon, email, dan surat untuk memastikan bahwa karyawan mematuhi peraturan.
Kebijakan
Untuk menjaga kepatuhan, manajer membuat kebijakan dan prosedur untuk semua kegiatan di mana peraturan berlaku. Mereka mendistribusikan informasi kepada karyawan dan manajer mereka, dan mengatur pelatihan untuk membangun pemahaman dan kesadaran. Mereka juga mengajukan salinan kebijakan dengan regulator untuk menunjukkan kepatuhan. Mereka membuat karyawan sadar akan konsekuensi pribadi dan perusahaan dari kegagalan untuk mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan. Mereka menjelaskan bahwa ketidakpatuhan juga mencakup perilaku ilegal, tidak etis, atau tidak patut.
Pelaksanaan
Manajer kepatuhan melakukan audit dan tinjauan untuk memastikan karyawan mengikuti kebijakan. Jika mereka menemukan masalah, mereka menyelidiki kasus dan mendokumentasikan tindakan yang mereka ambil. Mereka juga menanggapi keluhan dari pelanggan, regulator atau karyawan lain tentang kasus ketidakpatuhan. Bergantung pada hasil investigasi, mereka dapat meninjau prosedur dan kebijakan untuk meningkatkan kepatuhan, merekomendasikan pelatihan lebih lanjut atau mengambil tindakan disipliner dalam kasus yang serius.
Pelaporan
Dokumentasi adalah tugas penting bagi manajer kepatuhan. Mereka mendokumentasikan semua keluhan dan pelanggaran peraturan dan melaporkannya ke badan pengatur. Mereka juga menyediakan laporan untuk tim manajemen senior untuk menyoroti masalah atau tren yang menimbulkan risiko bagi bisnis perusahaan.
FAQ - 💬
❓ Apa Tugas Divisi kepatuhan?
👉 Divisi Kepatuhan melakukan pengukuran tingkat risiko kepatuhan dengan mengunakan parameter sanksi dari regulator/otoritas seperti teguran tertulis, denda, penghentian aktivitas tertentu, dsb.
❓ Apa tugas Direktur kepatuhan?
👉 Berdasarkan pada peraturan tersebut, tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh direktur kepatuhan adalah merumuskan strategi guna mendorong terciptanya budaya kepatuhan dalam organisasi. Kedua, mengusulkan kebijakan kepatuhan atau prinsip-prinsip kepatuhan yang akan ditetapkan oleh direksi.
❓ Apa yang dimaksud dengan manajemen kepatuhan?
👉 Compliance Management atau Manajemen Kepatuhan adalah proses yang memastikan bahwa perusahaan telah mengikuti peraturan atau ketentuan yang berlaku. Peraturan tersebut menjadi standar kepatuhan atau tolak ukur kepatuhan.
❓ Apa yang dimaksud Direktur kepatuhan?
👉 Direktur Kepatuhan bertugas sesuai PBI 13/2/PBI/2011, merumuskan strategi guna mendorong terciptanya Budaya Kepatuhan, mengusulkan kebijakan kepatuhan atau prinsip-prinsip kepatuhan yang akan ditetapkan oleh Direksi, menetapkan sistem dan prosedur kepatuhan yang akan digunakan untuk menyusun ketentuan dan pedoman ...
❓ Apa itu staf kepatuhan?
👉 Petugas kepatuhan adalah karyawan perusahaan yang memastikan bahwa perusahaan mematuhi persyaratan peraturan dan hukum luarnya serta kebijakan dan anggaran rumah tangga internal.
❓ Apa tugas compliance Staff?
👉 1. Membuat dan Review dokumen legal Perusahaan berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. 2. Melakukan filing (pengarsipan) dokumen/Laporan/Surat Keluar Perusahaan. 3. Membuat Legal Opinion dan Legal Advise terkait case yang ada di Perusahaan.
❓ Apakah perbedaan fungsi kepatuhan dan manajemen risiko?
👉 Fungsi kepatuhan merupakan pelaksana dan pengelola risiko kepatuhan sedangkan manajemen risiko merupakan unit pengawasan seluruh risiko yang dimiliki bank sehingga dalam pelaksanaan tugasnya satuan kerja kepatuhan akan berkoordinasi dengan satuan kerja manajemen risiko.
❓ Apakah Dewan Komisaris memiliki peran dalam pelaksanaan fungsi kepatuhan?
👉 Dewan Komisaris wajib melakukan pengawasan aktif terhadap fungsi kepatuhan, dengan: a. mengevaluasi pelaksanaan fungsi kepatuhan bank paling kurang 2 (dua) kali dalam satu tahun; dan b. memberikan saran-saran dalam rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan fungsi kepatuhan bank.
❓ Apa itu pekerjaan compliance?
👉 Mereka bertanggung jawab untuk mengawasi kepatuhan organisasi terhadap hukum, persyaratan bisnis, peraturan karyawan, kebijakan, dan semua prosedur lainnya yang berlaku.
❓ Apa itu Manager compliance?
👉 Seorang Compliance Manager bertugas untuk memastikan bahwa keberjalanan perusahaan telah mematuhi standar hukum, serta memberi pengarahan dan bimbingan dalam hal kepatuhan hukum.
❓ Apa yg menyebabkan adanya risiko kepatuhan?
👉 Risiko kepatuhan merupakan risiko yang disebabkan bank dalam menjalankan kegiatan bisnisnya tidak patuh dan/atau tidak melaksanakan peraturan perundangundangan yang berlaku.
❓ Apa saja tugas unit kerja kepatuhan?
👉 Dari uraian-uraian tersebut diatas, maka lingkup tugas unit kerja kepatuhan meliputi : Penanganan risiko regulasi, merupakan bagian dari risiko perusahaan secara keseluruhan; Program etika perusahaan, merupakan suatu jenis pembentukan budaya perilaku perusahaan yang berintegritas dan etis.
❓ Apa tugas dan tanggung jawab direktur kepatuhan?
👉 Berdasarkan pada peraturan tersebut, tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh direktur kepatuhan adalah merumuskan strategi guna mendorong terciptanya budaya kepatuhan dalam organisasi. Kedua, mengusulkan kebijakan kepatuhan atau prinsip-prinsip kepatuhan yang akan ditetapkan oleh direksi.
❓ Apa yang dimaksud dengan pengaturan kepatuhan?
👉 Pengaturan tersebut akan lebih menekankan pada terwujudnya budaya kepatuhan dalam rangka mengelola risiko kepatuhan, yang merupakan tanggung jawab dari seluruh bagian dalam sebuah organisasi.
❓ Apa itu kebijakan dan prosedur kepatuhan?
👉 Di dalam kebijakan dan prosedur kepatuhan tersebut harus jelas tergambar uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang fungsi kepatuhan dalam mengelola risiko yang dihadapi oleh organisasi, termasuk tata cara pengelolaan isu-isu utama risiko yang mencakup proses identifikasi, pengukuran, penilaian dan mitigasi risiko kepatuhan.